Programma 9. Besturen in verandering van tijden

We bouwen aan een visie op participatie. Met een duale werkgroep pakt de gemeenteraad hierin een actieve rol, zie ook het onderdeel Bestuursopdracht Participatie. We willen de zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten. We willen investeren in goede raadscommunicatie, onder andere via social media.
In het Manifest gemeente Oss hebben we afgesproken hoe we binnen de gemeente Oss als raad, college en ambtelijke organisatie met elkaar samenwerken ten dienste van de inwoners van onze gemeente.

Vertrouwen in de overheid is een belangrijk aandachtspunt in onze samenleving. Communicatie draagt daaraan bij: het verhaal vertellen, correcte informatie verzorgen, beter aansluiten bij inwoners en partners. Daarbij is vernieuwing noodzakelijk: onze verhalen vaker via verschillende kanalen presenteren en meer werken met filmpjes en beeldmateriaal.

Van de medewerkers van Burgerzaken wordt een bredere inzet gevraagd. Ze zijn daarvoor opgeleid en de functies zijn opnieuw gewogen. Daadwerkelijke inschaling heeft nog niet plaats gevonden, daar tot nu toe de middelen daarvoor ontbreken. Dat is niet stimulerend voor de huidige medewerkers en plaatst ons op achterstand bij werving en selectie.
Wij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van onze basis administraties. Andere organisaties, waarvoor wij toeleverancier van gegevens zijn, zijn ervan afhankelijk Het is noodzakelijk dat we investeren in modules voor adresonderzoek, inzicht, vestiging en naturalisatie. Daarmee kunnen we de kwaliteit borgen.

We hebben mede naar aanleiding van het Rekenkamer Onderzoek ervoor gekozen om meer regie op onze dienstverlening te zetten. Dat doen we met het  concern brede programma Dienstverlening, dat alle domeinen bestrijkt. Het richt zich op betrouwbare, toegankelijke, inclusieve omnichannel dienstverlening. Het programma zorgt daarbij voor meer samenhang tussen de activiteiten die erop gericht zijn om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Denk aan omnichannel kanaaal strategie, monitoring en sturing, vakmanschapsontwikkeling en een organisatie brede digitaliseringsagenda. Het programma vraagt een verdere uitwerking en daarvoor is een werkbudget nodig. Bij de kadernota 2025 presenteren we de concrete plannen.

Daarnaast zijn er wettelijke eisen waar wij op korte termijn aan moeten voldoen. We benoemen er nu twee, maar de komende jaren volgt meer nationale en Europese wetgeving.
Het gaat nu om de Wet digitale overheid (Wdo) (2023-2024) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) (2024-2026). Deze twee nieuwe wetten zijn erop gericht om inwoners in staat te stellen digitaal met ons “zaken te doen” en betrouwbaarheid en veiligheid in de digitale dienstverlening tussen overheidsinstanties en inwoners/ ondernemers te garanderen. Al onze producten en diensten moeten voldoen aan deze nieuwe wetgeving. Dat betekent een grondige screening van zo’n 400 producten en diensten. We bekijken wat hiervoor nodig is.

In het laatste kwartaal van 2022 is het project Communicatieplatform telefonie gestart. Het contract met de huidige leverancier loopt af. Een belangrijke doelstelling van dit project is dat het bijdraagt aan de Visie op Dienstverlening 2022-2026 door middel van het verbeteren van de (digitale)toegankelijkheid en (telefonische) bereikbaarheid.

Wij dragen actief bij aan de ambities om verdergaand te digitaliseren. Dit doen we onder andere door de invoering van Microsoft 365, waarin eenvoudiger in- en extern samenwerken een belangrijk winstpunt is. We zetten vol in op de cloudtransitie, die zorgt voor een modernisering van het applicatielandschap. Het werken onder architectuur professionaliseren we verder, zodat de wendbaarheid van de ICT organisatie toeneemt.

We zien dat cybercriminaliteit toeneemt en dat gebeurt op veel verschillende manieren. Behalve technische maatregelen investeren  we ook  in gemeente brede bewustwording en verplichte jaarlijkse opleidingen voor alle medewerkers. Het strategische Informatiebeveiligingsbeleid is hiervoor leidend. Op dringend verzoek van de Informatie Beveiligingsdienst richten we Monitoring en Respons in. Dit systeem houdt onze infrastructuur en netwerk 24/7 in de gaten zodat verdachte zaken tijdig worden opgemerkt en dat er waar nodig direct passende maatregelen worden genomen.
Beveiligingsmaatregelen kunnen soms op gespannen voet staan met flexibiliteit, voorkomen van omwegen en onbekommerd werken. Toch zijn we genoodzaakt om  een aantal maatregelen in te voeren zoals Identity en Access Management, de digitale toegangsbeveiliging, die ons ook helpt bij het voldoen aan de privacy wetgeving.  
We realiseren ons dat er nog veel nodig is op het gebied van gegevensbescherming (AVG/privacy). Daar gaan we in 2024 mee door en we zoeken de balans tussen wat nodig is en de draagkracht van de organisatie.

We hebben circa 150 vacatures per jaar in deze krappe arbeidsmarkt. We voorzien, op basis van landelijke trends & onze eigen cijfers, dat dit voorlopig aanhoudt. Dat betekent dat we veel nieuwe collega’s werven en hen vervolgens een warm welkom geven zodat ze zich thuis voelen en weten wat er van hen wordt verwacht. Dat vraagt op korte termijn ondersteuning op het gebied van werving en selectie en het opzetten van een goed on boarding programma, zodat nieuw collega’s landen en zich verbinden met Oss.  
Tenslotte staan er veel opleidingen op stapel. We werken aan het vakmanschap van onze medewerkers. Denk aan informatie veiligheid, 21 ^e eeuwse vaardigheden, integriteit, participatie en ethiek. Terwijl ons opleidingsbudget aanwijsbaar lager is dan dat van de gemiddelde gemeente. Dit vraagt om een aanvulling.  

We merken dat de werkdruk op de secretariaten veel te hoog is. Zeker nu we toetreden tot BrabantStad en uitbreiding van de directie met een directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening plaats vindt, is uitbreiding absoluut noodzakelijk.
In de aansturing van het bodeteam missen we een coördinator. Dit is een meewerkend voorman/ -vrouw, die het dagelijks werk verdeelt en zelf ook flink de handen uit de mouwen steekt.
Voor deze twee onderdelen hebben we aanvullend budget nodig.

Onze gemeente, die de schaalsprong maakt en onderdeel vormt van BrabantStad, is ook buiten Oss actief. Bij de provincie, bij de verschillen de ministeries, in G40 verband. Daar ligt een stevige opgave.
Ook voor het verwerven van subsidies ligt een uitdaging. We hebben als stad grote ambities. Ambities die we als gemeente niet alleen kunnen betalen. Naast eigen financiering moeten we nadrukkelijker externe financiële middelen aanboren, zoals specifieke rijksgelden en subsidies. Subsidies, zowel provinciaal, landelijk en Europees. We hebben hier, mede op basis van een motie van de gemeenteraad al in geïnvesteerd.
We zien noodzaak om te investeren in een lobbyist en een subsidieverwerver. Echter geeft de financiële positie te weinig ruimte om hier voor nu capaciteit voor vrij te maken. Wanneer deze situatie verandert bekijken we of we hier geld voor vrij kunnen maken.

We zien dat er nog op verschillende onderdelen behoefte is aan doorontwikkeling binnen bedrijfsvoering. Dit gaat de komende jaren gebeuren onder regie van de nieuwe directeur Bedrijfsvoering & Dienstsverlening. Denk aan de samenhang in de bedrijfsvoering, de verdergaande digitalisering, de gemeentelijke website die we nu incidenteel oppakken en financieren, het vormgeven en toepassen van de principes van de digitale samenleving, de toegankelijkheid en vindbaarheid van documenten, een vernieuwende verzuim aanpak, de uitwerking van het programma Dienstverlening. We komen hier in latere begrotingen op terug.

Terwijl de visie op participatie verder vorm krijgt (in samenhang met andere visies op aanverwante onderwerpen), starten we alvast met het verder verstevigen van de kennis, expertise en daarmee het vakmanschap op het vlak van participatie.
Daarom beginnen we met een ‘intern kennis- en expertisecentrum participatie’ dat ook een interne leergang ‘vakmanschap participatie’ aanbiedt, op maat samengesteld voor ons. Het expertisecentrum fungeert als adviespunt en aanjager voor participatie en biedt (tijdelijk) plaats aan collega’s die met een participatietraject bezig zijn en ondersteunt bij de organisatie daarvan. Ook voert het regie op een integrale participatiekalender en biedt doorlopend een ontwikkelprogramma aan met daarin de genoemde leergang, losse workshops/masterclasses en intervisie. Verder borgt het kennisdeling en ervaringen met als doel participatie te verbeteren en zichzelf (als expertisecentrum) uiteindelijk te kunnen opheffen.

In 2023 vindt er een evaluatie plaats van de huidige opzet en werkwijze van het programma Schadewijk. We betrekken alle partners en andere betrokkene bij deze evaluatie. Hierbij kijken we naar de doelstellingen van vijf jaar geleden en de wijze waarop en de mate waarin de doelstellingen zijn behaald. Zodra de resultaten van de evaluatie bekend zijn starten we met het opstellen van het programmaplan 2024-2026. Eind 2023 leveren we het programmaplan op waarin we de doelstellingen voor de komende 3 jaar beschrijven. Daarbij staan in ieder geval de kwaliteit, een veilige en kansrijke omgeving voor het kind en het versterken van de leefbaarheid centraal.